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21 Hacks für die tägliche Produktivität

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Es geht nicht um Zeit. Es geht um Energie.

Das ist das Grundprinzip der entspannten Produktivität. Hier sind 21 Top-Hacks, um seine persönliche Produktivität entscheidend zu verbessern. Meine Tops:  Zero-Inbox, 2-Minuten-Regel, 5-Minuten-Regel gegen Aufschieben. Aufgrund der gute Resonanz auf den ersten Artikel zum Thema hier die übersetzte und überarbeitete Version.

  1. Entscheiden, was wichtig ist. In fünf Jahren werden 80% unserer Arbeit verpufft sein – Beschäftigungstherapie ohne Effekt.
  2. Schlaf, Ernährung und Sport helfen, Ihre Produktivität zu verdoppeln weil hierdurch Fokus, Motivation und Energielevel verbessert werden.
  3. Die 2-Minuten-Regel: Wenn Sie etwas in zwei Minuten erledigen können – tun Sie es jetzt. Planen, erinnern und machen dauert fünf Minuten oder länger.
  4. Die 5-Minuten-Regel: Das beste Mittel gegen das Aufschieben ist nicht, eine große Aufgabe zu erledigen, sondern täglich fünf Minuten daran zu arbeiten. Oft werden es mehr als fünf Minuten, da man in einen Arbeitsfluss kommt.
  5. Seinfelds Produktivitätskette: Wenn Sie in etwas gut sein wollen, machen Sie es jeden Tag. Inklusive Weihnachten, Ostern und Pfingsten. Keine Ausnahmen.
  6. Ihr Gehirn taugt nicht als Aufgabenliste. Benutzen Sie Ihren Kopf zum Denken und nicht als Aufgabenliste. Speichern Sie alles aus in die Aufgabenlisten, Notizbücher oder diktieren Sie es Ihrem Smartphone.
  7. So wenig Werkzeuge wie möglich. Am besten funktioniert Microsoft Office Outlook, weil es E-Mail, Aufgaben und Termine integriert und auch mobil einsetzbar ist.
  8. Routine ist wichtiger als Tools. Ich plane morgens jeden Tag und schaue abends auf das zurück, was ich geleistet habe. Das ermöglicht Erfolgserlebnisse, gute Priorisierung, Unwichtiges zu eliminieren und das zu tun, was Bedeutung hat. Das spart viele Stunden.
  9. Küchenuhr-Technik: Für 30 Minuten arbeiten Sie nur an der ausgewählten Aufgabe. Nichts anderes: Keine Telefonate, Mails, Gespräche, Facebook etc. – nichts.
  10. Kopfhörer tragen. Nicht um Musik zu hören, sondern andere von Störungen abzuhalten.
  11. E-Mail Bearbeitung planen und Zero-Inbox. Keine E-Mails frühmorgens und abends (es hat mir manchen Abend ruiniert). E-Mails drei Mal am Tag zu geplanten Zeiten bearbeiten: 11, 14 und 17 Uhr. Missbrauchen Sie Ihren E-Mail Posteingang nicht als Aufgabenliste. Leeren Sie ihn täglich in dem Sie jede Mail nur einmal anfassen: Lesen, Löschen, in eine Aufgabe umwandeln (Outlook!) oder ablegen.
  12. Telefonate planen. Seien Sie nicht permanent erreichbar, Telefon auf stumm schalten und Telefonate und Rückrufe in Serie abarbeiten.
  13. Kleine Aufgaben zusammenfassen. Wie z. B. E-Mails bearbeiten, Telefonate, Facebook etc.
  14. Die dringenden Aufgaben zuerst. Hohe Prio – Muss heute, Normale Prio – kann heute, niedrige Prio – könnte diese Woche. Sobald die heute dringenden Aufgaben erledigt sind, kann man sich entspannt den anderen Aufgaben zuwenden. Die inhaltliche Priorisierung erfolgt während der Tagesplanung.
  15. Willenskraft ist limitiert. Willenskraft wird Ihnen nicht helfen, wenn es eng wird. Treffen Sie wichtige Entscheidungen morgens und automatisieren Sie, was geht (delegieren, in Serien abarbeiten).
  16. Was hat den größten Effekt? Fragen Sie sich permanent, was die Sache mit dem größten Effekt ist, die Sie direkt jetzt tun können. Dann wenden Sie Regel 4 an.
  17. Liefern Sie! Nicht zu viel polieren und lieber die 80:20 Regel anwenden. „Wenn Sie sich nicht für Ihr Produkt schämen, haben Sie es zu früh auf den Markt gebracht“ (Anonymes Start-Up).
  18. Druck hilft. Verpflichten Sie sich gegenüber anderen zu liefern und/oder kommunizieren Sie einen Fertigstellungstermin.
  19. Schärfen der Axt. Ihr Gehirn benötigt Ruhezeiten und Pausen um leistungsfähig zu sein.
  20. Löschen. Nein sagen. Keine terminlichen Verpflichtungen eingehen, wenn es nicht erforderlich ist. Dafür wird Sie nicht jeder lieben – aber Sie haben Zeit, die wichtigen Dinge zu tun.
  21. Simulieren Sie Inkompetenz. Eine diplomatische Variante von den Regel 20.

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